Branża detaliczna jest oparta o bezpośrednie kontakty międzyludzkie. I nie chodzi tylko o sprzedaż i obsługę klienta. Sednem zarządzania były dotychczas bezpośrednie interakcje pracowników z kierownikami sklepów. To samo dotyczy kierowników regionalnych, którzy większość czasu pracy poświęcają na podróże między poszczególnymi lokalizacjami. Dotychczas powszechną praktyką było organizowanie zebrań, na których pracownicy stawiali się osobiście.

Tymczasem pandemia COVID-19 wymogła na firmach, również detalistach, konieczność ograniczania kontaktów bezpośrednich w zespołach do minimum. Mogła ucierpieć na tym jakość komunikacji w zespołach. Z pomocą przychodzą narzędzia do pracy zdalnej, które pomagają zespołom bezpiecznie komunikować się nie wychodząc z domu. W tym podzielę się kilkoma inspiracjami, które usprawnią pracę kierowników w sieciach handlowych.

Które sprawy można załatwić podczas spotkania online?

Jeszcze niedawno wielu detalistów, z którymi rozmawiałam, odpowiedziałoby, że praktycznie nic! Bieżąca sytuacja zmieniła jednak tą perspektywę.  Ponieważ każda organizacja jest inna, warto indywidualnie przemyśleć obszary do przetestowania w pracy zdalnej. Pomyśl  spotkaniach pozwalających:

  • organizować pracę zespołu,
  • planować działania,
  • projektować nowe działania sprzedażowe,
  • zwiększać zaangażowanie zespołu,
  • podejmować decyzje, np. układanie grafiku,
  • generować pomysły usprawniające pracę placówki,
  • wypracowywać nowe usprawnienia,
  • prowadzić warsztaty rozwijające zespół.

Dobór narzędzi 

Kiedy wybrałeś obszar tematyczny (np. szkolenie wewnętrzne z dosprzedaży), kolejnym krokiem jest wybór platformy. Warto skonsultować się z osobą odpowiedzialną za bezpieczeństwo i IT w Twojej firmie. Istnieje na rynku wiele narzędzi wspierających pracę zdalną takich jak komunikatory internetowe (np. Microsoft teams, Zoom, Skype, Facebook czy Google Meet) czy wirtualne tablice (Jamboard, Miro czy Mural), do których będziesz chciał zapewnić dostęp pracownikom. 
 

Jak zaplanować spotkanie? 

Zastanów się co jest Twoim nadrzędnym celem i po czym poznasz, że go osiągnąłeś. Jeśli będziesz  np. chciał przeszkolić ludzi z dosprzedaży, potrzebujesz wyznaczyć sobie np. 3 najważniejsze cele szkoleniowe, przygotować materiał, który przedstawisz w formie elektronicznej, np. prezentacji. Czeka Cię również zaplanowanie interakcji z zespołem w formie ćwiczeń (tu przyda się podzielenie uczestników na pokoje). Być może będzie zależało Ci, żeby ludzie przygotowali coś lub zapoznali się z jakimiś treściami przed Waszym spotkaniem.

Jak przygotować uczestników?

Organizując takie spotkanie nie wystarczy zaplanować przebiegu spotkania, przygotować treści i zaprosić uczestników. Należy zadbać o to, by komfortowo czuli się wykorzystując być może nieznane im narzędzia. Jeśli masz młody zespół możliwe jest, że są to "cyfrowi tubylcy", którzy z technologią są za pan brat. W przeciwnym razie trzeba poświęcić dodatkowy czas na zapoznanie ich z narzędziami. Nie zakładaj, że Twój zespół będzie w pełni orientować się w technologii. Jej nieznajomość może utrudnić Ci prowadzenie spotkania, kiedy zespół, będzie błądził w narzędziach.

Sprawy organizacyjne

Przygotowałeś treści na spotkanie. I co dalej? Zanim się zobaczycie i usłyszycie, czeka Cię kilka rzeczy do zorganizowania.
 
1. Utwórz zaproszenie na spotkanie na wybranej platformie.
2. Zadbaj o instrukcje np. poprzez krótki film z zaproszeniem.
3. Przemyśl co możesz wysłać uczestnikom wcześniej. Przygotuj te treści.
4. Wyślij wiadomość z zaproszeniem - linkiem do logowania i załącznikiem obejmującym materiały. W treści wiadomości uwzględnij plan awaryjny - gdy np. zerwie Wam połączenie, oraz ewentualne zadania dla uczestników.
5. Połączcie się wybranym terminie na próbę, sprawdzając czy wszystko działa.

Za pięć dwunasta

Tuż przed godziną zero przygotuj sobie miejsce pracy, sprawdzając czy masz wszystko pod ręką. Notatki, napoje, zasilacz do komputera, działający net. ;) Zaloguj się wcześniej upewniając się czy wszystko działa (szczególnie obraz i dźwięk). Zastanów się czym zajmą się dołączający do spotkania, jak ich ugościsz na wejściu?

Podczas spotkania

Ustalcie zasady na czas spotkania. Chodzi głównie o zasady komunikacji, zaangażowania, przerwy, korzystanie z telefonów i inne dystraktory. Sprawdź czy się widzicie i słyszycie, a uczestnicy widzą udostępniane materiały i mają dostępy do narzędzi np. tablic wirtualnych czy współdzielonych dokumentów np. Google docs. Zachęcaj uczestników do aktywności. Zadawaj pytania, podsumowuj, parafrazuj. Kontroluj czas, pamiętając o tym, że dyskusja online jest bardziej czasochłonna niż w realu.

Wykorzystaj wirtualne tablice, np. proste narzędzie Google: Jamboard dzięki którym możecie wspólnie notować, wklejać zdjęcia, używać karteczek post-it, głosować, etc.

Po spotkaniu

Podziękuj ludziom za uczestnictwo, podsumuj to, co wypracowaliście na spotkaniu. Podziel się materiałami i przypomnij ewentualny podział zadań.

Na co warto się przygotować?

Jestem pewna, że nie wszystko pójdzie idealnie i na samym początku należy liczyć się z możliwymi utrudnieniami:
  • Problemy z połączeniem. Poprzez brak łączności lub szwankujące oprogramowanie Wasze spotkanie może nie przebiegać harmonijnie. Dlatego tak ważny jest komunikacyjny plan B.
  • Brak Twojego doświadczenia w prowadzeniu spotkań online. Nawet jeśli jesteś mistrzem w spotykaniu się z pracownikami na żywo, świat online rządzi się innymi prawami. Warto, abyś poćwiczył i poczytał na ten temat.
  • Rozpraszacze. Otwarte 10 zakładek, powiadomienia, smartfon gdzieś w zasięgu ręki. To wszystko powoduje, że uczestnicy nie koncentrują się tak, jak podczas spotkań na żywo. Uwzględnij to planując aktywności na spotkanie online.
  • Problemy z bezpieczeństwem.Twój informatyk może pokrzyżować Ci plany, nie wyrażając zgody na przeprowadzenie spotkania z użyciem określonych narzędzi. Więc zanim zaczniesz planować wszystko, skonsultuj z nim szczegóły techniczne.
  • Zgubione loginy, zablokowane dostępy. Bądź przygotowany na to, że uczestnicy mogą być technicznie nieprzygotowani. Warto wówczas zorganizować sobie pomoc np. wykorzystując biegłość techniczną jednego z pracowników i mianując go wsparciem technicznym spotkania i przygotować go do tej roli zawczasu.  
 
Spotkania online będą wymagać od kierownika nabycia nowych umiejętności, ale umiejętność ich prowadzenia może wynieść na wyższy poziom efektywność zespołu i poprawić komunikację. Zarządzanie ludźmi w czasach pandemii wymaga od nas testowania nowych form pracy. Mam nadzieję, że ten post będzie impulsem, aby spróbować. Osobiście bardzo cenię sobie tą formę pracy i widzę w niej duży potencjał. Jestem ciekawa Waszych doświadczeń w tym zakresie.